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Cómo delegar eficazmente – Delegar con éxito

Si eres líder seguro te has preguntado cómo delegar eficazmente, de hecho, lo más probable es que a este punto ya hayas delegado más de una tarea a tu equipo y quieras asegurarte de que lo has llevado a cabo del mejor modo, puede que también quieras descubrir más estrategias para continuar por buen camino. Si has dicho sí a todo, llegaste al lugar indicado: hoy en Orientacionparaelempleo.com te regalamos estos 9 consejos acerca de cómo delegar eficazmente si eres líder. 

¿Te ha pasado que como líder sientes una gran carga de trabajo, pero te cuesta delegar y soltar? Siguiendo estos consejos aprenderás cómo delegar, canalizar cada parte del potencial de tu plantilla y repartir tareas de la manera más estratégica y productiva, así que vamos a por ello.

1. Elegir a las personas con el perfil adecuado es básico para delegar con éxito.

Lo mejor sería tomar en cuenta esta recomendación desde la raíz, es decir, a partir del momento en que se selecciona al talento que dará vida a tu equipo.

Piénsalo bien: una de las barreras más comunes por las que unlíderno logra comprender cómo delegar eficazmente es la falta de confianza o escepticismo con relación a sus colaboradores, aunque sea difícil de admitir. Pero entonces… ¿por qué trabajar con un equipo con el cual no logras establecer plena confianza a la hora de llevar a cabo una tarea?

Una relación laboral donde no existe confianza, no tiene mucho sentido, por eso la seguridad en tu equipo para desarrollar un trabajo satisfactorio es clave en formas generales para luego facilitar procesos más “micro”, como delegar eficazmente.

Luego de ello, viene la fase en donde, desde tu posición delíder, debes dedicarte a evaluar de manera personalizada en cuáles áreas destacan cada uno de tus colaboradores o departamentos y qué aspectos constituyen sus fortalezas y debilidades para llevar a cabo las tareas que te interesa delegar.

Poco a poco se desarrollará una “intuición de líder” muy efectiva acerca de quiénes son tus colaboradores que encajan mejor con tus necesidades pendientes de delegar.

2. Aporta claves y recursos para realizar el proyecto

Para delegar eficazmente un buen líder siempre aporta recursos, ejemplos o referencias que puedan servir de apoyo en el proceso de realizar una tarea, en caso de que no sea así, lo ideal sería, como mínimo, indicar dónde encontrar dichos recursos.

Además, es muy recomendable informar sobre ciertos aspectos clave, por ejemplo, cuáles son tus expectativas o las del cliente en relación al resultado final del proyecto y cómo abordarlo para que su desarrollo sea más efectivo.

Siempre que sea posible, explica por qué se tomó la decisión de delegar un proyecto y por qué es una prioridad para la empresa. Esto también ayudará a tus colaboradores a mirar sus asignaciones con un panorama más amplio y orientativo.

3. Para delegar eficazmente, establece plazos límite y espacios para dar seguimiento y feedback

Todos los ciclos deben cerrar, incluyendo aquellos que giran sobre los proyectos que decidiste delegar. En tu posición de líder, tienes derecho a asignar un tiempo estimado de realización, si es posible, dividido por fases, para que así sea más accesible crear espacios para proporcionar feedback al final de cada una de éstas.

Sin embargo, para delegar eficazmente un líder debe ser muy realista al momento de establecer fechas límite, no solo adaptándolas a sus propias prioridades, sino también a las que otros miembros del equipo ya tienen, lo que nos lleva al siguiente consejo…

4. Antes de delegar, haz un repaso por las prioridades y tareas de los demás

Muchos líderes, que no saben cómo delegar eficazmente, cometen el grave error de hacerlo “a ciegas”, esto significa que no toman en cuenta el status de los proyectos que paralelamente el resto del equipo maneja entre sus responsabilidades. Esto afecta muchísimo la capacidad de enfoque y priorización que se debe manejar en los proyectos que te interesa delegar eficazmente.

Para evitar esto, es muy recomendable seguir modelos de organización basados en la metodología ágil Kanban, así tendrás un vistazo general y en tiempo real de las tareas que están cubriendo todos tus colaboradores y será más sencillo determinar desde quiénes serán los responsables de realizar un proyecto hasta cuáles son las fechas límite ideales para delegar con éxito.

Quizá pueda interesarte conocer más métodos de gestión de proyectos que puedan ayudarte a delegar como lo haría un gran líder, te invitamos a echar un vistazo a este artículo.

5. Delega lo más pronto posible

Otra razón por la cual algunos líderes presentan problemas respecto a cómo delegar eficazmente es que llega un punto en donde se acerca la fecha límite de proyecto y simplemente es muy tarde para delegar y a la vez ser fiel a expectativas realistas. En este caso se suele tomar alguna de estas rutas:

a. No delegar por carecer de tiempo para compartir recursos, dar instrucciones, aportar seguimiento y feedback, etc… Por lo que acaban asumiendo la carga de trabajo en primera persona.

b. Delegar de forma poco eficaz, ejerciendo mucha presión al equipo sin seguir los parámetros correctos y las previsiones para generar un resultado final de calidad.

Ninguna de las dos es una buena opción, es por ello que para delegar eficazmente hay que saber cómohacerlo con tiempos prudenciales marcados.

6. Asume el acto de delegar como una oportunidad para aprender

Si ya empezaste a delegar proyectos es porque cuentas con un equipo con potencial para llenar tus expectativas y que seguro tiene mucho que enseñarte, este es precisamente uno de los principales beneficios de aprender cómo delegar: se comienza a estimular una relación de mentoring inverso.

7. Aprende qué no delegar

Si bien muchas cosas se pueden delegar, no todo se debe delegar. Algunas tareas quedan reservadas como responsabilidades principales para el perfil de líder, como, por ejemplo, todo aquello que requiera ser planeado a largo plazo, decisiones finales en procesos de contratación, evaluaciones de desempeño, advertencias, amonestaciones, ascensos profesionales, etcétera.

8. Evita la “delegación inversa”

La “delegación inversa” hace referencia a situaciones donde tú, en tu posición de líder, decides designar a un responsable para llevar a cabo una tarea y cuando éste presenta dificultades, acude a ti en busca de una ayuda que nunca obtiene, pues al final asumes la responsabilidad de resolverla directamente.

Si esto se repite, realmente no estás delegando eficazmente, sino aumentando la carga de trabajo y siendo contradictorio con tus propias responsabilidades de líder.

Tu objetivo es crear un sentido de dirección para cumplir con los proyectos, pero no solucionar todas las complicaciones técnicas que se presente en su desarrollo si están fuera de tus competencias y además constituyen las razones por las cuales se tomó la decisión de reunir y delegar sobre una base de profesionales especializados en diversas áreas.

Para evitarlo hay soluciones como demostrar que confías plenamente en que los responsables de un proyecto pueden encontrar la vía de trabajo indicada, solicitar un progreso mínimo/número de opciones estimadas para poder ofrecer tu opinión o aportar ideas en tiempo real, pero sin meterte de lleno en el proceso de resolver una tarea.

9. Demuestra tu apreciación y agradecimiento

Una vez que se llegue a la fase final del trabajo y los objetivos se hayan cumplido, reserva un espacio para, junto al equipo, realizar un balance del progreso y los resultados alcanzados para mostrar tu apreciación y agradecimiento ante ellos. No solo será gratificante para tus colaboradores saber que no te limitas a delegar eficazmente, sino que también tomas tiempo para reconocer lo que sucede después con todo el esfuerzo y trabajo que el equipo realiza.

Además, todo esto te resultará de suma utilidad para identificar cuáles fueron los aspectos que jugaron a favor o en contra del proceso y conseguir una mejor idea sobre cómo delegar eficazmente y como un lideren todos los proyectos que están por venir.  

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