Currículum Administrativo / Auxiliar Administrativo. Ejemplo y Modelo

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Aprende a hacer un Currículum Administrativo con un ejemplo para que lo veas más claro. ¿Por qué hablar del currículum de administrativo/a? Si existe un puesto de trabajo con alta demanda y diversidad es el de Administrativo y Auxiliar Administrativo. Sólo tienes que hacer un búsqueda en cualquier buscador de empleo y te arrojará miles de resultados para puestos administrativos. Igualmente si haces una búsqueda en la base de datos de infojobs por la palabra clave Administrativo o Administrativa, encontraremos gran número de curriculum de administrativo de todo tipo.

La competencia en este tipo de trabajos es alta pero también existe una demanda muy variada. Esto exige que sepas cómo hacer un currículum de un administrativo que pueda diferenciarse del resto tanto en contenido como en diseño y esto es lo que vamos a ver en este artículo, conseguirás un Currículum para ofertas de trabajo administrativo, ya seas responsable de Administración, administrativo contable, administrativo de logística o auxiliar administrativo, obtendrás un CV que te traiga oportunidades. 

¿Qué poner en un CV Administrativo? ¿Cuál es el trabajo de Administrativo/a?

Sin tener en cuenta las diferencias que hay entre los distintos administrativos o auxiliares administrativos dentro de cada departamento, empresa y sector, podemos decir que su función principal es dar soporte al resto del equipo, coordinar con proveedores, realizar tareas que tienen relación con otros departamentos (como RRHH con finanzas, o contabilidad con ventas) y manejar softwares específicos del departamento.

Se espera que un administrativo tenga ciertas cualidades personales (o soft skills) que harán que su desempeño sea más fácil y su relación con el resto del equipo más amena. Piensa que tu tarea principal es trabajar con otras personas, ser nexo de unión, por lo que el trabajo colaborativo y la habilidad para entender a otras personas será fundamental, así como realizar un trabajo metódico. Mostrar un conocimiento (aunque sea teórico) de los fundamentos del trabajo harán de tu postulación una candidatura fuerte. La ofimática es muy importante, pero el uso de MS Office es básico, mejor céntrate en los otros programas que conoces (Contaplus, A3Nom, cualquier otro ERP o CRM). 

Hay compañías pequeñas en las que las tareas no están tan separadas, por lo que tener este perfil multifacético y multitarea es un requisito fundamental para un administrativo, sobre todo si eres auxiliar, ya que probablemente darás soporte a distintos departamentos. Siempre es valorable conocer algo de las funciones de otros departamentos, de manera de poder realizar trabajo de forma transversal.

Plantillas de currículum para administrativos

Si la estética o el diseño no es algo que domines, no te preocupes es lo habitual, pero no es una excusa para presentar un CV monótono, plano y gris, que es lo que hace el 98% de los candidatos, si presentas un currículum armónico, con un diseño sobrio pero elegante ya partes con un ventaja sobre ese 98% de los candidatos. 

Para esto están las plantillas de currículum, para que te aporte ese plus de profesionalidad y elegancia que haga que el contenido resalte y sea mejor percibido.

Estructura en un currículum de un administrativo / auxiliar administrativo:

Un CV siempre es una fotografía de tu vida profesional, no importa si tienes mucha o poca experiencia, lo importante es que refleje lo que sabes hacer y lo que te distingue de tus colegas de profesión. Haz que tu currículum muestre lo más importante y lo que puede ser atractivo para las empresas a las que postulas.

Recuerda usar un lenguaje claro, no exagerar ni tampoco minimizar tus logros. Los reclutadores no tienen porqué saberlo todo sobre tu profesión, por lo que siempre es bueno explicar lo más importante (para esto, le puedes pedir a alguien que lo lea y te diga qué es lo que no entiende).

No olvides que puedes tener varias versiones de tu Currículum Administrativo según el tipo de empresa a la que estés postulando, sobre todo si tienes experiencia en otras áreas (ventas, marketing, etc) puedes adaptarlas a las habilidades que el puesto o la compañía necesita. Lo importante es que ninguna de ellas exceda las dos carillas, ya que los seleccionadores ven muchos CV al día y muy rápido, si haces un CV eterno no lo leerán y perderán información que podría ser relevante. La capacidad de síntesis en tu CV es primordial.

A continuación verás las secciones que siempre debes incluir en tu Curriculum Administrativo o Auxiliar Administrativo, con algunas recomendaciones y pautas.

¿Cómo definir un perfil administrativo / auxiliar administrativo?

Esta sección es la más libre de todas, la que permite al reclutador conocer tu personalidad y donde más fácilmente puedes demostrar tu adecuación a la cultura de la empresa. Como puede ser también la más difícil de escribir, te recomiendo que la escribas al final, ya que viendo tu trayectoria será más fácil describirte como persona y profesional. Incluir tu objetivo o lo que esperas de la empresa, está muy bien. Recuerda incluir palabras clave (que verás repetidas en distintas ofertas de trabajo) para que los filtros ATS utilizados por RH, seleccionen tu CV en la primera instancia.

Ejemplo de perfil profesional:

Administrativa/Auxiliar Administrativa con 3 años de experiencia en departamentos de contabilidad y RRHH en el sector inmobiliario. Con excelente manejo de A3Nom y Contaplus, así como de asientos contables y gestión de proveedores. Cuento con un nivel bilingüe de francés y medio de inglés. Soy una persona responsable, implicada, organizada, con buena actitud y predisposición, compromiso, seria y trabajadora. Destaco por mi capacidad para trabajar tanto en equipo como individualmente.

En este artículo hablamos en detalle de cómo hacer el perfil profesional de un CV.

Cuáles son las competencias/habilidades más demandadas para un administrativo / auxiliar administrativo:

Existen dos tipos de habilidades: las que se aprenden (duras o técnicas) y las que se desarrollan con el tiempo y dependen de tu personalidad (blandas). Ambas son muy importantes para poder realizar con éxito tu trabajo, recuerda que al final, las empresas no solo contratan a un trabajador, también contratan a un compañero de trabajo y es aquí donde tus cualidades personales son las que marcan la diferencia. 

Si divides tu CV en dos columnas, te recomiendo que incluyas tus skills en la que vaya tu perfil profesional, ya que reforzarán lo que dices en ese párrafo y no harán más largo el documento. Como las habilidades duras son medibles, aprovecha para lucir tu experiencia y ser honesto en el nivel que tienes en cada programa.

Habilidades blandas / Soft Skills:Habilidades duras o técnicas / Hard Skills:
-Trabajo colaborativo interdepartamental
-Trabajo metódico y organizado
-Comunicación oral y escrita
-Eficiencia
-Capacidad de adaptación y aprendizaje
-Empatía 
-Habilidad para manejar situaciones de estrés
-Capacidad para relacionarse con todos los niveles de la compañía
-Gestión documental y del conocimiento
-Conocimiento de leyes específicas
-Conocimiento de programas o SW específicos
-Gestión de calendarios y centrales telefónicas
-Dominio de equipos de oficina (escáner, fotocopiadora, proyector)
-Gestión de inventarios y suministros

Sección de la Experiencia profesional del Currículum

Esta es la sección más importante de tu CV, dedícale tiempo y no lo hagas en un solo momento, despéjate y vuelve luego a retomar lo que hacías. Es la mejor forma de ver qué falta, qué sobra y sobre todo, qué no se entiende. Recuerda, lo leerá alguien que no te conoce y que no tiene tu formación, es importante que refleje la esencia de tu trabajo y la importancia de éste en tu departamento. Si además incluyes las tecnologías que utilizabas, mucho mejor.

Explica el sector de la empresa, lo más importante del puesto y luego enumera tus tareas. En un punto aparte te recomiendo incluir éxitos y logros, si puedes cuantificar mucho mejor. Al final, los empleados estamos para ayudar a crecer a la empresa, y si ayudamos a ahorrar o a tener mayores beneficios, automáticamente llamas la atención del reclutador y de tu futura jefatura. Si te cuesta trabajo identificar o describir tus logros como administrativo/a echa un vistazo a aquí, te lo contamos con todo lujo de detalles prácticos y con ejemplos.. 

Si dentro de tus funciones está la resolución de incidencias, puedes decir sólo eso, o explicar el tipo de incidencias que eran. Eso es lo que da valor a tu CV. Ordénalas por área: gestión, atención al cliente, facturas y proveedores.

Estas son algunas funciones Administrativas

  • Redacción, gestión y registro documental
  • Gestión de comunicados internos y externos.
  • Llevar a cabo tareas de soporte administrativo, comercial o financiero.
  • Trámites ante entes públicos.
  • Seguimiento diario de tareas y gestiones del departamento, dando continuidad a las tareas realizadas por mis compañeros
  • Elaboración y defensa de reporte de gestiones al responsable del departamento
  • Control y gestión de correos y llamadas, con el fin de brindar la mejor atención al cliente interno y externo por estos medios
  • Atención al cliente presencial en oficinas
  • Control y gestión de las incidencias de proveedores
  • Gestión de ofertas y seguimiento de pedidos
  • Elaboración de presupuestos
  • Control de stock y gestión de inventario
  • Gestión de archivo
  • Apoyo en la función  de facturación.
  • Seguimiento y gestión de pedidos.
  • Gestión de incidencias 
  • Generación de informes.

Logros: propuesta de automatización en la elaboración de informes de la compañía. Me hice cargo de la implementación, realización y seguimiento de la gestión de seguimiento al proveedor del CRM aprobado por Dirección. La presentación del proyecto y su posterior implementación se realizó en un plazo de tres meses. Lo que le significó a los departamentos en general un ahorro en un 30% de horas hombre destinadas a la elaboración de informes.

Apartado Formación en el CV

Siempre se ordenan de lo más reciente a lo más antiguo, primero los estudios oficiales (master, grado, FP) y luego los cursos de especialización y certificaciones relacionados al puesto, también del más actual hacia atrás. Si estás postulando a un puesto de administrativo en una empresa dedicada al sector inmobiliario e hiciste un curso de cocina, entonces no lo pongas, pero sí es buena idea que lo incluyas si estás postulando a una empresa de congelados o un restaurante.

Si no tienes experiencia, ésta es la sección donde debes lucir todos tus conocimientos: incluye trabajos de formación realizados, proyectos de estudio/tesis y si tienes buenas notas, es un buen momento para destacarlas.

La forma de escribirlo es un poco libre en el enunciado, lo importante es que incluya:

Estudio realizado, centro de formación, fecha de inicio y fin, ubicación geográfica

Para un administrativo generalmente se piden las siguientes formaciones:

  • Grado Superior en Administración y Finanzas
  • Diplomatura en Ciencias Empresariales
  • Formación contable relacionada
  • ADE (en menor medida)

La sección de idiomas en el currículum vitae de administrativo

Lo más importante de esta sección es que sea verdad, si hablas un poco de inglés no pongas que tienes un nivel medio porque si te hacen hablar en ese idioma se darán cuenta que estás mintiendo. Aunque tengas una experiencia 100% compatible, si es un requisito fundamental para el puesto, te descartarán de todas formas. 

Si postulas a empresas internacionales o con clientes internacionales, es muy importante incluir esta sección, mientras más alto tu nivel mejor será tu candidatura. Puedes medir el nivel con A1, A2 (Básico), B1, B2 (intermedio) o C1, C2 (Avanzado), o bien pintando tu nivel en una barra horizontal.

Te recomiendo ubicarla junto a las habilidades blandas/duras.

Herramientas informáticas: programas y sistemas en los requisitos para un perfil administrativo / auxiliar administrativo

Para un perfil administrativo siempre se pide manejo avanzado de MS Office (principalmente Excel y Word), por lo que los reclutadores parten de la base que lo manejas bien. Conocer programas de Contabilidad, de Recursos Humanos o de gestión es lo que te diferenciará de otro candidato, si conoces algo de manejo de base de datos, ya sea para hacer modificaciones o consultas con SQL siempre será muy valorado. Te recomiendo que lo ubiques junto a la sección de habilidades.

Los programas más requeridos tanto en ERP (planificación de recursos empresariales) como CRM (gestión de las relaciones con los clientes):

  • SAP
  • Casi todas las aplicaciones del a3 (a3con, a3eco, a3scan, a3bank, o a3nom)
  • NetSuite
  • Navision
  • Contaplus
  • XRISK

Otros datos interesantes en el currículum de un administrativo / auxiliar administrativo

Aquí puedes incluir tus voluntariados, hobbies o intereses que creas son importantes que un reclutador conozca. Por ejemplo, si has hecho alguna vez un voluntariado con personas mayores y estás aplicando a un puesto en una residencia, te será de gran ayuda. O si te gusta el cine, y aplicas a una agencia de marketing, también te ayudará.

Dale especial importancia a esta sección si no tienes experiencia laboral relacionada: pon lo que aprendiste, las habilidades que desarrollaste y los desafíos a los que te enfrentaste.

Currículum administrativo ejemplo

Este ejemplo de currículum de un administrativo, es bastante generalista pero ilustra la esencia de lo que hemos visto, intenta ir visualizando tu propio caso, junto a los consejos anteriores para ir dando forma al tuyo.

Datos Personales:

Perfil Profesional: Administrativa/auxiliar administrativa con 3 años de experiencia en departamentos de contabilidad y RRHH en el sector inmobiliario.
Con excelente manejo de A3Nom y Contaplus, así como de asientos contables y gestión de proveedores.
Cuento con un nivel bilingüe de francés y medio de inglés.
Soy una persona responsable, implicada, organizada, con buena actitud y predisposición, compromiso, seria y trabajadora.
Destaco por mi capacidad para trabajar tanto en equipo como individualmente.

Formación:
Centro de Formación BFG, Madrid             2016-2018FP de Técnico en Gestión Administrativa 

Idiomas:
Español nativo
Francés C2Inglés B2

Habilidades técnicas:
MS Office Avanzado
Contaplus Usuario Avanzado
A3Nom Usuario  Avanzado

Experiencia Profesional:
02/2020 – 07/2021 Administrativo RRHH (puesto temporal)Sociedad GHR.SL, Madrid, España. Empresa puntera en el Sector Inmobiliario.

Como Auxiliar Administrativo tuve la oportunidad de trabajar no solo con el departamento contable, sino que también con el de ventas y control de gestión. Así como ayudar al de RH en la implementación del proyecto de control de horas para todo el equipo.
-Seguimiento diario de tareas y gestiones del departamento contable y en una segunda etapa, también las de RRHH con A3NomControl y gestión de correos y llamadas de la recepción de la compañía.
-Reporte de gestiones al responsable del departamento de Contabilidad.
-Control y gestión de las incidencias de proveedores (errores en emisión de facturas, identificación de retrasos en pagos y solución del problema, etc).

Logros: propuesta de automatización en el control horario de la compañía. Me hice cargo de la implementación, realización y seguimiento de la gestión de seguimiento al proveedor del software de control horario con el departamento de RH. La presentación del proyecto y su posterior implementación se realizó en un mes. Lo que le significó al departamento de RH un ahorro en un 30% de horas destinadas a la gestión de personal.  08/2019 – 01/2020

Administrativo contable (Contrato en Prácticas)Soluciones Inmobiliarias Tres Cantos, Madrid, España. Empresa familiar dedicada a la rehabilitación de inmuebles con fines industriales.

En una primera etapa realicé mi beca y luego por mi desempeño, fui llamada para trabajar en un contrato en prácticas. 
-Conciliación cuentas bancarias.
-Gestión de facturas emitidas.
-Gestión de proveedores (seguimiento de pagos, solicitud de facturas, identificación de necesidades).
-Reporting integral de las gestiones con proveedores-
-Gestión de pagos internos y externos.

08/2018 – 07/2019 Auxiliar Administrativo contable.
-Organización de facturas en Contaplus.
-Envío de facturas a asesoría.
-Organización de pagos.
-Ayuda al equipo de Tesorería en las tareas que sean requeridas.

05/2017 – 08/2018 Administrativo logística 

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