Hoy más que nunca hablar de gestión del tiempo en el trabajo y productividad cobra relevancia ¿Cuántas veces te ha sucedido querer añadirle horas al día porque el tiempo no te ha alcanzado para cumplir un objetivo? ¿O simplemente, darte cuenta de que no sabes por dónde comenzar para garantizar un logro determinado dentro del tiempo previsto? Seguro que muchas veces.
En este artículo no quiero hablarte del tiempo en sí mismo, pues es precisamente la imposibilidad de controlarlo lo que muchas veces te lleva a la frustración, el estrés y a una baja autopercepción de tus capacidades. Por el contrario, te hablaré de lo que SI puedes controlar; es decir, acciones concretas para evitar esa percepción de que el tiempo se escapa de tus manos. Quiero que comprendas en qué exactamente se traduce una buena administración del tiempo en tu sitio de trabajo, por qué es importante y algunos consejos prácticos que podrás poner en práctica a partir de hoy.
Qué se entiende por gestión del tiempo
La gestión del tiempo se ha definido de diferentes maneras desde hace muchos años por diversos autores; sin embargo, si nos centramos en los conceptos más básicos obtenidos a partir de diccionarios y buscadores en internet, encontramos los siguientes:
Collins English Dictionary:
- Es el proceso de decidir el orden en el que realizará las tareas y asegurarse de que se realicen a tiempo.
- Es el análisis de cómo se gastan las horas de trabajo y la priorización de tareas para maximizar la eficiencia personal en el lugar de trabajo.
Wikipedia
- La gestión del tiempo, organización del tiempo o administración del tiempo es el proceso de planear y ejercitar el control consciente del tiempo empleado en actividades concretas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia o la productividad.
Si revisamos detenidamente estas definiciones, la primera hace referencia a habilidades muy concretas: decidir, priorizar y analizar. Toma en cuenta que no habla de “controlar el tiempo” o “usar el tiempo”, como si lo hace la segunda definición, tal y como te indicaré en el próximo párrafo. La correcta aplicación de estas habilidades, de acuerdo con la definición de Collins, van a garantizar 3 cosas: Productividad (cuánto haces) y Eficiencia (hacer las cosas de la mejor manera).
Sin embargo, la segunda definición me resulta, en lo personal, un poco engañosa al indicar “el control consciente en el tiempo” cuando en verdad no hay manera de controlar el tiempo, ya que éste avanza exactamente igual, queramos o no.
Por lo anterior, es fundamental que cuando pienses en querer gestionar tu tiempo, no pienses en el tiempo en sí mismo, sino en las habilidades y comportamientos que deberás poner en práctica para optimizar esas horas de trabajo; es decir, conductas que bien ejecutadas traerán como consecuencia el logro de ciertas metas dentro de los tiempos planteados. Para ello, deberás responder 3 preguntas:
- ¿Qué quiero hacer?: implica decidir lo que vas a hacer, por lo que, si no dominas la competencia de toma de decisiones, difícilmente acertarás en lo que verdaderamente debes hacer.
- ¿Cuándo quiero hacerlo?: implica priorizar frente a otras tantas tareas que también debes ejecutar, razón por la cual deberás conocer bien alguna herramienta como por ejemplo la matriz de Eisenhower o las técnicas de priorización ágiles, entre muchas otras.
- ¿Qué tan bien quiero hacerlo?: implica analizar el nivel de calidad que esperas alcanzar, especialmente identificar cuánto estás dispuesto a sacrificar en aras de lograr la ejecución dentro del tiempo estimado.
Teniendo el concepto de gestión de tiempo claro, así como los comportamientos que debes desarrollar y las respuestas que debes conocer, estarás a mitad de camino de ser más productivo y eficiente. Veamos a continuación la importancia y algunos consejos para lograrlo.
Por qué es importante la gestión del tiempo de trabajo
Más allá de lograr un mejor desempeño en tu trabajo que, evidentemente, se traducirá en una exitosa carrera y desarrollo profesional, mencionemos los siguientes grandes beneficios:
- Mayor productividad: toda empresa basa sus objetivos en la productividad, por lo que, sin duda alguna, si alcanzas los niveles de productividad esperados en tu rol, estarás contribuyendo con el éxito de la empresa.
- Menores niveles de estrés: pues comienzas a darte cuenta de que llegas a las fechas con el trabajo ya logrado, y esta conducta se va reforzando en el tiempo, disminuyendo tus niveles de ansiedad y estrés producto de la incertidumbre de si cumplirás con tus compromisos o no.
- Mayor balance de vida: alcanzar una mejor gestión del tiempo en tu trabajo impactará directamente sobre el tiempo que podrás dedicar a tu vida personal, con lo cual estarás ganando mayor calidad de vida si tienes un correcto balance entre vida personal y profesional.
- Menor comportamiento de procrastinación: al tener una mayor percepción de control sobre tus actividades y el cumplimiento de las metas dentro de los tiempos previstos, no recurrirás a la procrastinación, ya que tendrás las herramientas para afrontar con seguridad las tareas que se te asignen.
- Consolidación de conducta en otros ámbitos: como indicamos en el punto anterior, la gestión del tiempo implica el desarrollo de ciertas conductas que no solo será fundamentales para lograr tus metas, sino también para aplicarlas dentro de diferentes contextos en el ámbito de tu trabajo en general. Desarrollarás competencias tales como toma de decisiones, análisis de problemas y orientación a los resultados; lo cual te ayudará en el avance de tu carrera profesional.
12 consejos para gestionar el tiempo en el trabajo
Si buscas en internet consejos sobre cómo lograr una mejor gestión del tiempo, lo primero que encontrarás son cientos de aplicaciones y herramientas que hay en el mercado, pagas y gratuitas, para administrar tus tareas, controlar el trabajo de tus equipos, organizar tareas, etc. Ciertamente, muchas de ellas podrán ser de gran utilidad, pero si no comienzas por lo básico, no harás sino llenar tu escritorio de herramientas que no aprovecharás al máximo, y por el contrario, te robarán mucho tiempo.
Por ello, en esta sección, quiero darte 12 consejos fundamentales a tomar en cuenta para garantizar una correcta gestión de tu tiempo en el trabajo. Revisemos cada uno a continuación.
Consejo 1: Conoce tu rol
Entender bien el “para qué” estás en esa posición, lo que se espera de ti y cómo contribuyes al éxito de tu departamento, y en general, a la compañía, es fundamental para organizar tus tareas, identificar prioridades y cumplir tus objetivos.
Consejo 2: Define objetivos SMART
Para cada objetivo, tarea, asignación que tengas, utiliza la metodología SMART, ya que te facilitará tener una visión integral de lo que debes hacer. Además, te permite identificar los límites de hasta dónde llegar, evitando así extenderte sobre acciones que no añadirán valor a lo que esperas alcanzar.
Consejo 3: Preparar el inicio de cada día
Una rutina de inicio de la jornada de trabajo te permitirá comenzar el día con una actitud más enfocada sobre lo que debes realizar ese día. Evita comenzar tu día con una reunión, o al menos no antes de haber repasado tu agenda y prepararte mentalmente sobre lo que afrontarás a lo largo de la jornada de trabajo.
Consejo 4: Aprender a organizar y planificar
No es el hecho de solo organizar y planificar, es aprender a hacerlo utilizando técnicas y herramientas apropiadas. Invierte en un curso, si es necesario, para que saques el mayor provecho y logres identificar la mejor manera de organizar y planificar tu trabajo según tu rol y características del cargo.
Consejo 5: Identifica tus límites
Un error muy típico es subestimar las actividades y sobreestimar nuestra propia capacidad de ejecución. No es pensar en “el límite es el cielo” o “si te lo propones lo alcanzarás”. No. Somos seres humanos y cada quien tiene fortalezas y debilidades que debe tener claramente identificadas, para poner límites a lo que sí puede lograr en ese momento con los recursos con los que cuenta.
Consejo 6: Analiza esfuerzo versus resultado
En ocasiones dedicamos mucho tiempo y esfuerzo a tareas que, al final, no agregan tanto valor, comparativamente con, la inversión en recursos y dedicación que le hemos dado. Piensa en el valor que ofrecerás, el resultado que alcanzarás versus el esfuerzo que invertirás y analiza si realmente vale la pena.
Consejo 7: Avanza, poco, pero avanza
En ocasiones colocamos en la agenda una actividad que esperamos hacer de inicio a fin. Sin embargo, esto muchas veces no es posible, por falta de información, de recursos etc. La tendencia entonces es ir dejando para luego esta actividad y ¿adivina a quién le estarás dando la bienvenida? Si, así es, a la procrastinación. No esperes a tener toda la información para iniciar la tarea, agenda pasos previos, por pequeños que sean, pero que te permitan ir avanzando hacia el objetivo final.
Consejo 8: Aprende a ser más productivo
La gestión del tiempo y la productividad, como hemos visto, van de la mano. Sin embargo, la productividad en sí misma tienes sus propias reglas y bases que no puedes dejar de cumplir para alcanzar tus metas. Por ello, no dejes de leer mi anterior artículo sobre productividad (https://www.orientacionparaelempleo.com/como-ser-mas-productivo/ ) para que sigas las recomendaciones que allí indico.
Consejo 9: Aprende a decir que NO
Esta es una debilidad que muchos reconocen que tienen: no saber decir que NO. Te sorprenderá saber que aprender esto no es tan complicado y se fundamenta en la comunicación asertiva. Haz el compromiso contigo mismo de aprender a decir que no y verás cómo serás mucho mejor en la gestión de tu tiempo, y en consecuencia, ganarás en productividad.
Consejo 10: Evalúa con frecuencia tus avances
¿Cuántas veces te ha pasado darte cuenta, bastante tarde, que ibas por el camino errado hacia un objetivo? Usualmente esto sucede porque confiamos en nuestros propios avances y no los evaluamos de manera adecuada. No pienses que pierdes el tiempo haciendo una evaluación y revisando las tareas nuevamente, por el contrario, es probable que identifiques errores que puedas ajustar a tiempo y ahorrarás mucho tiempo a futuro.
Consejo 11: Aprende a delegar
Muchos creen que para delegar se necesita tener personal a cargo, es decir, ser un supervisor o un gerente. Esto es un mito. Investiga sobre este tema y aprenderás muchas técnicas de cómo lograr delegar en tus pares, en otros compañeros e incluso en tu propio jefe y te darás cuenta, incluso como equipo, lo eficiente que pueden llegar a ser.
Consejo 12: Haz un cierre diario
Al finalizar la jornada, así como iniciaste con una rutina, haz un repaso de lo realizado en el día. Esto, no solo te permitirá tener una percepción de que avanzaste y que ciertamente cumpliste con diversas tareas, sino, además, te permitirá hacer un cierre desde el punto de vista psicológico y evitar llevar a casa preocupaciones del trabajo e ideas sueltas e incluso preguntas del tipo “…¿habré enviado el e-mail que tenía pendiente?”
Ejercicio a modo de ejemplo de cómo gestionar el tiempo de trabajo.
Veamos un ejemplo donde se entienda claramente cómo aplicar algunos de los consejos descritos anteriormente.
Lucía es Gerente de Producto en una empresa. No tiene personal a su cargo, pero trabaja muy de cerca con otros departamentos tales como Controlling, Investigación de Mercado y Ventas.
Cada mañana al llegar a la oficina (consejo 3), revisa su agenda y hace un repaso de las reuniones que tendrá, de los proyectos en lo que está trabajando y de las tareas pendientes de ese día y las que quedaron sin concluir el día anterior. Reorganiza y planifica las tareas pendientes y hace ajustes en su agenda (consejo 4).
Un día, su jefe le indica que necesita de cierta información ASAP para una presentación que debe realizar. Al analizar la solicitud de su jefe se da cuenta que:
- En sus manos NO está toda la información que su jefe necesita.
- Obtener la información le va a consumir un tiempo muy valioso para otras tareas que debe hacer ese mismo día.
Lucia decide, entonces, hacer lo siguiente:
- Consejos 6 y 9: Se reúne con su jefe y le explica de quiénes depende ella para obtener la información, así como la reunión que tiene en agenda con el Director Comercial, y que es fundamental para el lanzamiento del producto que está próximo a realizarse. Luego le indica muy asertivamente que no puede entregarle la información ese día y le propone fraccionar la información en partes y define con él fechas de entrega.
- Consejo 11: Se reúne con la persona de investigación de mercado y le delega la búsqueda de una parte de la información y el resto se lo delega a la asistente del departamento.
- Consejo 4: Deja en claro en su agenda las tareas asignadas para la búsqueda de la información, fechas de seguimiento, responsables y fecha de entrega en etapas tal y como acordó con su jefe para que vaya avanzando al menos en una primera fase
Esto es solo un ejemplo, pero permite evidenciar cómo podemos poner en práctica los consejos, de manera incluso simultánea, para afrontar situaciones difíciles que puede afectar nuestra adecuada gestión del tiempo, y en consecuencia nuestra productividad.
Enemigos y barreras en la organización del tiempo laboral
Es imposible hacer una lista de todos los factores y elementos que pueden presentarse en el sitio de trabajo y que afectarán nuestra adecuada gestión del tiempo. Sin embargo, es posible estar alertas y asumir como hábitos los consejos anteriores, de tal manera de que formen parte del análisis que hacemos de nuestro entorno. En esta sección, he querido traer lo que considero son los enemigos “clásicos” o “típicos” en la organización del tiempo laboral.
- Recarga de Trabajo
Aceptar pasivamente cargas y más cargas de trabajo que crees que podrás realizar sin analizar previamente si cuentas con el conocimiento para hacerlas y los recursos, así como el tiempo que sobre otras prioridades te va a consumir.
- Escasos recursos
No contar con los recursos necesarios para ejecutar una tarea (desde herramientas hasta apoyo de otro, e incluso, información) es la formula perfecta para dedicar mucho tiempo en una actividad con resultados pobres o escasos.
- Ausencia de foco y claridad en los objetivos
Si no tienes claridad de lo que debes hacer, el nivel de calidad de las tareas a realizar o el producto final que debes entregar, estarás destinado a invertir mucho esfuerzo, tiempo y dedicación sobre cosas que no agregarán valor a lo que se espera de ti.
- Desconfianza en el trabajo de otros
Creer que otros no podrán hacer lo que les pides o que no cubrirán con tus expectativas es la receta ideal para no delegar en los demás. Esto traerá como consecuencia el enemigo 1 (recarga de trabajo)
- Perfeccionismo
Alcanzar una tarea lo mejor posible está muy bien; sin embargo, en ocasiones podemos estar sacrificando una buena entrega a tiempo, por un grado de perfección de la tarea que nunca alcanzaremos.
Como muchas habilidades, la gestión del tiempo requiere de mucha paciencia para ir progresivamente adaptando cada comportamiento a nuestro día a día en el trabajo. Los resultados muchas veces no los verás de un día para otro, pues quienes están a nuestro alrededor deberán ir también aprendiendo nuestra nueva forma de gestionar las actividades. Te invito a que incorpores los consejos uno a uno a fin de garantizar que se van consolidando poco a poco, y verás como comienzas a alcanzar mayores niveles de productividad en tu trabajo.
Autora: Aixa Zerpa
