7 Hábitos para ser más productivo

¿A quién no le gustaría ser más productivo? Quizás te ha sucedido que te has sentido “poco productivo” al finalizar un largo día de trabajo y no haber cumplido con todas las actividades y tareas que tenías previsto realizar. Pero esta sensación de insatisfacción en ocasiones también se puede sentir habiendo cumplido con toda la lista de pendientes ¿Por qué esa misma sensación a pesar de haberlo hecho todo?

Precisamente porque ser productivo no necesariamente significa escribir un “to-do list”, organizarse y estar el día entero ocupado en cumplirla. No puede definirse la productividad como el simple cumplimiento de una meta o un objetivo pues en realidad el concepto va mucho más allá.

En este artículo te compartiremos una serie de hábitos que serán claves para gestionar tus propios niveles de productividad, no solo para destacar en el trabajo, sino también a nivel personal. Utilizaré un acrónimo con la palabra PRODUCE, para facilitar la comprensión y memorización de estos 7 hábitos.

¿Qué significa ser más productivo?

Lo primero que debemos comprender es que la productividad varía dependiendo del tipo de tarea que se realiza, de lo que definimos para cada acción, de los objetivos que queremos alcanzar e incluso, de nuestro propio nivel de satisfacción -que es diferente entre una persona y otra-. 

En el trabajo se define un “nivel de productividad” que no será más que una meta fija a alcanzar según el rol que ocupemos en la organización, pero cumplirla no necesariamente nos hará sentir, desde el punto de vista más personal, productivos ¿Y por qué sucede esto? Porque no hay alineación entre lo que hacemos y lo que queremos hacer, y sin que esto exista, no nos sentiremos verdaderamente productivos en la vida. 

Ser productivo es una habilidad profesional y personal que va más allá de cumplir un número de tareas y de estar ocupados por largos períodos de tiempo, es tener la satisfacción que hemos avanzado hacia el logro de un objetivo mayor, habiendo superado obstáculos e incluso, redefinido las tareas. El ser productivo puede llegar a ser en sí mismo un hábito que alcanzamos al identificar y poner en práctica las acciones necesarias que nos lleven a ese objetivo de plenitud que queremos lograr. Pero, ¿cómo lograrlo?

Si piensas que aún no has alcanzado el nivel de productividad como hábito, no te preocupes, no es una tarea sencilla que todas las personas alcancen de la noche a la mañana, en realidad es un cúmulo de hábitos sobre los cuales te hablaremos a continuación.

Listado de 7 Hábitos para ser más productivo 

Para facilitar la incorporación de cada uno de los hábitos en tu ritmo de vida y de trabajo, hemos construido el siguiente acrónimo “PRODUCE” que te ayudará a memorizarlos:

1. Prioriza la lista de acciones y tareas que vas a realizar.
2. Recupera energías y fuerzas para continuar.
3. Olvídate de las redes sociales, emails y otros distractores.
4. Divide tus objetivos en pequeñas metas y tareas.
5. Utiliza un espacio funcional y ordenado para trabajar.
6. Celebra cada avance que realices.
7. Establece un horario que se ajuste a ti.

Prioriza la lista de acciones y tareas que vas a realizar. 

No es simplemente sentarse a trabajar e ir haciendo las tareas en la medida en que estas aparezcan, te apetezcan hacerlas o según te van exigiendo tu jefe y colegas.  Es muy probable que trabajando de esta manera, se te acumulen muchos “pendientes”, no logres identificar qué es urgente y qué es importante y te desmotives casi de inmediato. Si esto te resulta familiar, no te desesperes, a muchos les ha sucedido alguna vez. 

Comencemos por señalar que lo fundamental es llevar a cabo un proceso de organización y priorización de las tareas que realices para asegurar tu avance de forma coordinada y productiva, especialmente porque siempre surgirán en el camino nuevas tareas que no tenías previstas y que indudablemente deberás resolver. Para comprender mejor dichos procesos de priorización, te describo la siguiente matriz que te será de gran utilidad:

• Matriz de Eisenhower  (cómo ser productivo según Eisenhower)

Como presidente, Dwight D. Eisenhower debió enfrentar grandes retos y decisiones difíciles que tomar, por lo que su forma de administrar sus tareas y priorizar sus acciones terminaron siendo dignas de estudio (incluso por el mismo Steven Covey), derivando de ello la matriz que lleva su nombre, la cual parte de la siguiente premisa citada en 1954 por el propio Eisenhower:

“Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes casi nunca son urgentes”.

Como toda matriz, consta de 4 cuadrantes, a saber:

Cuadrante 1: Tareas urgentes e importantes

Son aquellas que debes completar de manera inmediata pues son esenciales y no pueden esperar, de tal manera que deben ejecutarse lo antes posible.

Cuadrante 2: Tareas importantes, pero no urgentes

Se incluyen aquí aquellas acciones que no exigen una atención inmediata pues son de ejecución a mediano y largo plazo, pero con un carácter claramente importante para la compañía.

Cuadrante 3: Tareas urgentes, pero no importantes

Al no ser importantes (quizás por lo sencillas o rutinarias), es muy probable que fácilmente podamos delegarlas en otros, pero sin olvidar que son de atención inmediata o con al menos cierta prontitud de respuesta.

Cuadrante 4: Tareas ni urgentes ni importantes

Estas tareas, sin duda, debes identificarlas de inmediato para eliminarlas de tu lista; aunque muchas veces nos damos cuenta cuando ya las hemos comenzado a abordar. Sin embargo, con la práctica podrá identificarlas a tiempo.

Si logras dominar esta matriz es muy probable que veas un incremento en tu productividad de manera casi inmediata, ofreciéndote a ti mismo la posibilidad de concentrarte en aquellas tareas que verdaderamente valgan la pena por el impacto y el beneficio que te aporten. Además, estarás desarrollando otras competencias a lo largo de su ejecución, como aprender a delegar y a tomar decisiones.

Recupera energías y fuerzas para ser más productivo

Existe el mito de que hay que continuar y continuar sin descanso para lograr la máxima productividad. Esto es totalmente falso, pues con ello no harás sino agotar tus energías y perder foco y concentración en cada tarea.

A continuación, una corta historia que describe claramente este hábito:

Dos leñadores hicieron una competencia a ver quién cortaba más árboles en una semana. El primer leñador no descansó el primer día y logró superar al segundo leñador, quien a pesar de estar compitiendo parecía tomarse varios descansos en el día. Al día siguiente, el primer leñador hizo lo mismo pero la diferencia con respecto al segundo no fue tan grande. Los días pasaron y el primer leñador cada vez lograba menos, mientras que el segundo se mantenía estable en la cantidad de árboles que cortaba a diario.

Al terminar la semana, el segundo leñador superó en cantidad total al primer leñador, así que éste le preguntó al segundo: “¿Cómo lograste cortar más árboles que yo si nunca descansé y tu descansabas varias veces al día?”, a lo cual el segundo leñador le respondió: “Mientras descansaba, afilaba el hacha” 

Tomar descansos es más que simplemente sentarse y relajarse, es recuperar energías para seguir afrontando retos y obstáculos, tener mejor ánimo y aumentar nuestro nivel de concentración en las tareas ¿Pero qué tipo de actividades hacer para descansar sin tener la percepción de que pierdo el tiempo? Esta es una pregunta muy válida, pues de nada sirve un descanso si te genera ansiedad ante pensamientos del tipo: “Debería estar adelantando la actividad de…”; “¿Y si mi jefe me llama justo en este momento que salí a descansar?” Lo primero es que debes tener absoluta claridad que no estás evadiendo ninguna responsabilidad ni que tu jefe juzgará tu desempeño en base a estos descansos (a menos que, por supuesto, te tomes descansos de varios días). 

El descanso debe formar parte de tu rutina de trabajo ya que mejora tu rendimiento y puede incluir acciones como tomar un té, jugar unos minutos con tu hijo (si haces teletrabajo), leer un capítulo de un libro que estés leyendo, escuchar música, hacer unos minutos de meditación, realizar algunos ejercicios de estiramiento, etc. Un buen descanso de 15 min -también conocidos como microdescansos- puede ser muy poderosos si se toman en cuenta las siguientes recomendaciones:

• No pienses en las tareas pendientes o en el trabajo, concéntrate en la actividad de descanso que estés realizando.
• Selecciona actividades de descanso que no estén directamente relacionadas con el trabajo.
• Informa a tus colegas sobre tu descanso, especialmente si vas a hacer algún tipo de meditación para evitar que te interrumpan.

Puedes incentivar a otros a tomar descansos también, lo cual permitirá que todos se beneficien y compartan sus experiencias, creando así un ambiente de mayor bienestar.

Meditar unos minutos también puede ser útil.

Olvídate de las redes sociales, emails y otros distractores. 

En todo manual sobre cómo ser productivo aparecen las redes sociales como uno de los grandes obstáculos a la productividad.

En un mundo tan dinámico, veloz y digital como en el que nos encontramos, es casi obligatorio estar “conectados” para mantenernos actualizados e informados de todo lo que sucede, y que en cierta medida, puede impactar sobre nuestro trabajo. Además, muchas redes sociales se han convertido en herramientas de trabajo para promocionar nuestros productos, captar nuevos clientes, reclutar talentos, etc. Sin embargo, todo tiene sus límites. 

Una cosa es hacer uso de las redes con objetivos claros, y otra es quedar enganchado en videos de tiktok y que se nos pase el tiempo sin darnos cuenta. De igual forma, realizar tareas importantes y al mismo tiempo estar atento de cada una de las notificaciones de nuestro móvil, sin duda alguna, es un distractor que no nos aporta valor sobre lo que estamos ejecutando. 

Por lo anterior, es recomendable que, si vas a realizar una actividad que demande de ti cierto grado de atención y concentración, procura silenciar las notificaciones, cerrar el email y las aplicaciones de redes sociales. De esta manera no tendrás la tentación de revisarlas cada minuto.

Ahora bien, no es solo las redes sociales y los emails quienes afectan nuestros niveles de concentración, es también el concepto de “multitasking” del cual se enorgullecen muchas personas. Sobre esto se ha hablado mucho, al punto que hay quienes lo expresan como si fuese toda una habilidad que debemos expresar en cada entrevista de trabajo. 

Lo cierto es que el cerebro simplemente no está diseñado para ejecutar varias tareas de forma paralela y ser exitoso en todas, por el contrario, va alternando su atención a cada tarea, por lo que nuestro nivel de concentración se divide entre todas ellas, disminuyendo así el nivel de rendimiento. Con esto no quiero decir que ser multitasking sea malo, en lo absoluto. 

Ser multitasking puede ser útil en tareas sencillas y básicas donde algunas de ellas ya las realicemos prácticamente de forma automática. Sin embargo, si quieres mejorar tu nivel de productividad tanto en el trabajo como en tu día a día, especialmente sobre objetivos que para ti son importantes, mi recomendación es que evites el multitasking y te concentres en una actividad a la vez. Toda tu atención, sentidos y foco se verán centrados en la tarea y, no solo la terminarás a tiempo y muy bien realizada, sino además, es probable que te surjan nuevas ideas de cómo hacerla agregando valor al producto final.

Divide tus objetivos en pequeñas metas y tareas. 

Uno de los principales errores que cometemos en nuestro trabajo, e incluso en nuestra vida, es plantearnos objetivos excesivamente ambiguos y a largo plazo sin identificar los pasos que debemos cumplir para llegar a ellos; por ejemplo, mejorar el clima organizacional, aumentar la rentabilidad, alcanzar mi bienestar, ser mejor amigo. Si bien suenan muy bien, con solo leerlos ya nos preguntamos ¿y cómo lo hago? Al final, nos sentimos abrumados por un objetivo que, aunque queremos alcanzar, vemos lejano y difícil de lograr, afectando así nuestra motivación y sintiéndonos improductivos. 

Para evitar que esto nos suceda, es muy útil dividir cada objetivo en acciones mucho más pequeñas, que te permitan avanzar del punto A al punto B. Es decir, a partir de un objetivo, identifica las tareas, paso a paso, que te permitirán alcanzarlo, señalando incluso: recursos, métricas, tiempos. Esto te permitirá dos cosas: 1) observar el avance que vas alcanzando -incrementando así tu motivación- y 2) hacer los ajustes necesarios antes de que sea demasiado tarde y percibas que perdiste el tiempo sobre algo que no resultó. 

Algunas recomendaciones sobre cómo dividir tus objetivos en pequeñas tareas:

• Define cada objetivo según la metodología SMART: esto te permitirá identificar para cada uno sus métricas y tiempo de realización.
• Identifica tareas de forma progresiva: Cuán específico seas para cada objetivo te ayudará a describir las tareas que le componen, y cómo el cumplimiento de una te llevará a otro nivel para ejecutar la siguiente.
• Aprovecha recursos visuales: identifica cuál recurso se ajusta más a ti, bien sea una aplicación, hojas en Excel, una gran pizarra en la pared, etc. Lo clave es poder visualizar diariamente tus avances para observar cómo te vas acercando progresivamente a la meta final.
• Busca apoyo: quizás no sea esta una de nuestras mayores habilidades o fortalezas, por lo que buscar a una amigo o colega que si hayamos observado que lo hace muy bien, podrá darnos la oportunidad de aprender de alguien de forma directa y luego adaptarlo a nuestro estilo.

Ver artículo sobre Resultados VS Motivación.

Utiliza un espacio funcional y ordenado para trabajar. 

La mente puede afectar nuestras emociones de una manera increíble, y con ello, nuestra productividad, tanto de forma positiva como negativa ¿Qué quiero decir con esto? Que lo que observes sobre tu escritorio o espacio de trabajo va a afectar la forma en cómo te predispongas a trabajar, tus niveles de motivación y tus expectativas de logro. Imagina un escritorio desordenado, papeles acumulados y con poca luz ¿Te apetecería trabajar en un espacio así?

No es un tema de tamaño del espacio, es de organización y funcionalidad, e incluso, de que sea agradable a la vista. Optimizar el espacio, el orden y el diseño según tus gustos, favorecerán la disposición en la que inicies tu jornada de trabajo y percibas que avanzas en las tareas que ejecutas. Para lograrlo, te ofrezco las siguientes recomendaciones:

1. Deshazte de lo que no utilices: solemos acumular objetos y papeles con la falsa creencia de que en algún momento lo podremos necesitar. Revisa cada uno de ellos y analiza su verdadera utilidad y hazte las siguientes preguntas: ¿cuántas veces lo he necesitado en los últimos 6 meses? ¿se puede reparar? Si son papeles y dudas si realmente lo usarás en un futuro, escanea y guárdalos en una carpeta en tu ordenador
2. Clasifica el material: si trabajas con carpetas y papeles, clasifícalos según el proyecto al que corresponda o según su funcionalidad. Esto te permitirá ubicarlos de manera más rápida cuando lo necesites y tener solo sobre el escritorio lo que vas a usar.
3. Distribuye el espacio: no puedes tener todo sobre tu escritorio pues limitarás el espacio y no hará sino hacerte sentir abrumado. Cada vez que inicies una tarea, coloca en él únicamente lo que vayas a utilizar, apartando otros papeles, equipos y herramientas a un lugar más apropiado.
4. Organiza tus carpetas: cada día usamos menos papeles, pero acumulamos más documentos en el ordenador que terminan todos juntos en “mis documentos”. Dedica un día entero, si es necesario, para generar nuevas carpetas clasificando tus documentos en ella bajo nombres que te faciliten su rápida ubicación. Esto funciona igualmente para hacer respaldos en la nube o en memorias externas y así liberar espacio en tu ordenador.
5. Crea bandejas: si trabajas en una oficina con varias personas, puede ser de gran utilidad crear una bandeja de “entrada” de documentos, con lo cual evitas a que te coloquen papeles sobre tu escritorio de manera desordenada. De igual forma, puedes crear una bandeja donde coloques aquello “pendiente por responder” que puedas revisar con frecuencia o cuando así te lo establezcas.

Puedes aprender más en este artículo sobre cómo crear un entorno productivo.

Celebra cada avance que realices.

Desde el punto de vista de la psicología conductual, un comportamiento aumenta sus posibilidades de que se repita en la medida en que es recompensado, es decir, en la medida en que es reforzado. Pues bien, partiendo de esta base, tu productividad puede mantenerse en el tiempo en la medida en que te hagas pequeños autorreconocimientos por los avances que a diario alcanzas. A esto es a lo que me refiero cuando digo “celebrar cada avance”.

Evidentemente, no es irte de fiestas por cada tarea que completes, es visualizarlas e identificar la contribución de ellas sobre el objetivo final ¿Cómo hacerlo? Hay muchas maneras de lograrlo. Revisemos algunas formas de “celebrar” esos pequeños logros que te motiven a seguir adelante y alcanzar cada día una mayor productividad.

1. Escribe las tareas ejecutadas: hacer esta lista te permitirá darte cuenta que tu día no fue en vano. 

Si utilizas la matriz de Eisenhower descrita anteriormente, podrás observar en ella el tipo de tareas que lograste cubrir.

2. Marca tus avances: si eres una persona visual, utiliza una pizarra con colores para identificar los avances de cada tarea, o incluso en la misma hoja de excel o según sea la herramienta que utilices.
3. Define tus propios reconocimientos: ¿y por qué no establecer tu propio sistema de reconocimiento? Por ejemplo, planificar para el viernes ir al cine una vez culminado determinado número de tareas previstas para esa semana. 
4. Comparte tus logros: sin entrar en detalles de información confidencial, comenta con un buen amigo, un familiar cercano o tu pareja tu satisfacción por el avance en determinadas actividades. El solo hecho de verbalizar el cumplimiento de las tareas y que otra persona te escuche ya es un proceso de autorreconocimiento que estoy segura la otra persona valorará. 
5. Ejecuta acciones sencillas que simbolicen el “logrado”: aunque parecieran ser muy sencillas, hay acciones que tiene un efecto reforzador en las personas. Lo clave es identificar una especialmente para ti. Por ejemplo, tocar una campanilla por cada llamada exitosa a los clientes que realices. 

Establece un horario que se ajuste a ti. 

¿Recuerdas tu época de estudiante cuando preferías estudiar solo a determinadas horas? Seguramente lo hacías porque te diste cuenta que memorizabas mejor lo que debías aprender, o porque sentías que te rendía más el tiempo. Pues bien, aunque no lo consideradas como tal, ese fue un hábito clave para alcanzar tu mayor productividad en los estudios y es lo que debes hacer ahora igualmente en tu trabajo y en tu vida diaria. ¿Recuerdas ese horario? ¿Cómo saber si hoy en día ese mismo horario te funcionará? 

Como seguramente has escuchado, existe el llamado ciclo circadiano que no es más que el ciclo de 24 horas dentro del cual funciona nuestro organismo de manera regular y que se va repitiendo una y otra vez. Dentro de dicho ciclo, existen bloques de 90 minutos donde se da una mayor capacidad de concentración pues es el momento en el cual el cerebro tiene más energía, son los llamados “ciclos ultradianos”.

Este es entonces, el período de máxima productividad, donde no puedes desperdiciar ese estado de alerta de tu mente para realizar tareas rutinarias, sino más bien, aquellas que ameritan análisis y una buena dosis de concentración. Una vez que identifiques cuáles son tus ciclos ultradianos, podrás planificar el día para obtener de él tu mayor productividad.

Pero ¿cómo saber cuál es mi horario? Como te decía antes, esto es un tema muy personal, por lo que debes identificarlos tú mismo haciendo un registro de las horas en las cuales lograste una mayor concentración. Es decir, puedes evaluar tu propio nivel de concentración en una escala del 1 al 10 por cada tarea que realizas dentro de un determinado horario. Al finalizar la semana, notarás que los mayores puntajes de concentración, y por tanto de mayor productividad, coincidirán día a día dentro de un margen de horas, por lo que ese será tu horario de mayor productividad. 

Herramientas y Apps para ser más productivo 

En el camino por alcanzar una mayor productividad, a diferencia de décadas anteriores, podemos contar con diversas herramientas para planificar, organizar, delegar, coordinar actividades y hasta ayudarnos a concentrarnos mejor al momento de trabajar. Revisemos algunas de ellas:

Es una herramienta colaborativa de administración de proyectos que ayuda a organizar el trabajo de equipos y controlar cada proyecto de forma individual, sus avances y entregas por parte de cada miembro. Sus puntos fuertes son:

• Es de fácil acceso, configuración y adopción
• Ayuda a amentar la eficiencia y la productividad del equipo
• Permite hacer seguimiento e informes en tiempo real

Es un gestor de tareas y proyectos, además de servir como centro de comunicación y organización de un equipo de trabajo. Asana se organiza a través de proyectos, tareas y conversaciones. Tiene como ventajas las siguientes:

• Se pueden añadir tareas sin necesidad de crear un proyecto
• Posee ilimitados subniveles de tareas
• Permite visualizar las tareas de los miembros de un equipo
• Existe la opción gratis y la paga bastante económica

Es un gestor de tareas multiplataforma que permite gestionar la productividad en el día a día organizando proyectos, tareas -tanto personales como profesionales-. Como ventajas destacan las siguientes:

• Fácil y cómoda de usar
• Soporte para la mayoría de las plataformas del mercado
• Su diseño es limpio, sencillo e intuitivo
• Sistema de gamificación aplicada a la productividad (“karma”) que sirve como motivador para avanzar en las tareas  

Es una aplicación que permite organizar de forma sencilla la información personal del dispositivo móvil a través de los archivos de notas, funcionando además como agenda personal o de trabajo. Como ventajas tiene las siguientes:

• Es multidispositivo
• Es gratuito en todos sus soportes. 
• Es fácil de utilizar.
• Ofrece 60Mb de almacenamiento cada mes.

Es una herramienta de gestión de labores y listas de tareas basadas en la web, con sincronización de datos a través de aplicaciones adicionales para teléfonos y tabletas iOS y Android, navegadores web y Mac OS X. El software está disponible tanto en una versión personal gratuita como en las ediciones prémium y de negocios. Esta herramienta permite:

• Gestionar los objetivos personales y los proyectos del equipo en una única interfaz. 
• Dividir en tareas y subtareas a ser delegadas
• Agregar notas y comentar
• Adjuntar la mayoría de los tipos de archivos a las tareas, incluidos videos, grabaciones de audio, fotos, archivos PDF, entre otros.

Esta aplicación utiliza la técnica Pomodoro de productividad, por lo que establece recordatorios basados en bloques utilizando un escudo de interrupción creado para cada usuario; por ejemplo, bloquea ciertos sitios web mientras se trabaja. Permite además llevar un seguimiento de las tareas realizadas, ofrece análisis y crea informes.

Recuerda que ser productivo va más allá de alcanzar un meta, implica disciplina, creación de hábitos y sentir plena satisfacción en lo que se hace, con gran capacidad de resiliencia y coraje. Por ello, no creas en fórmulas mágicas pues todo va a depender de cada persona, sus propias metas y objetivos, su “por qué” lo hace e incluso sus propios rasgos de personalidad. Así que no permitas que otros definan por ti pues solo tú sabrás cuán productivo eres hoy en día y cuánto más quieres llegar a ser.

Aixa Zerpa